Como Escolher Uma (Nova) Administradora de Condomínios

Esta é uma história muito comum: o síndico começa a ficar insatisfeito com a administradora de seu condomínio e decide que é hora de mudar – porém, na hora de selecionar uma nova empresa, não sente confiança para efetivar a troca, pois tem medo de fazer uma escolha ruim e acabar piorando a situação. 

E, assim, continua com o serviço que não está satisfazendo totalmente às necessidades do prédio, pois, afinal, é melhor ficar com aquilo que, bem ou mal, funciona há anos, do que se aventurar por algo novo, desconhecido… Certo?

É muito normal o síndico se sentir inseguro na hora de alterar algum prestador de serviço do condomínio.

Bom, cada um é livre para fazer as suas escolhas, porém acreditamos que nenhum condomínio deve manter prestadores de serviço ruins – ainda que a situação se perpetue por anos e se torne, paradoxalmente, quase que confortável, como é comum em nosso ramo. Com as informações corretas, todo síndico ou conselheiro é plenamente capaz de escolher uma nova administradora de condomínios que seja melhor do que a anterior – e o objetivo deste artigo é exatamente esse, o de instruir o gestor como fazer essa mudança tão importante da forma mais responsável e eficiente possível.

RESPONSABILIDADES DE UMA ADMINISTRADORA DE CONDOMÍNIOS

Antes de avançarmos, porém, é preciso tratar de um tema que muitos gestores, principalmente os síndicos de primeira viagem, não dominam completamente: afinal, o que faz uma administradora de condomínios?

Administrar condomínios é muito mais do que apenas emitir boletos e prestar contas.

De forma resumida, podemos dizer que uma administradora tem cinco responsabilidades básicas. São elas:

  • Administração da conta do condomínio: gestão e administração das contas a pagar e a receber, organizando e controlando todos os boletos de condomínio e pagamentos a fornecedores, concessionárias e tributos.
  • Controle e prevenção da inadimplência: registrar todos os recebimentos do condomínio e enviar notificações a devedores, cobrar amigavelmente e, quando isso não se mostrar eficiente, se comunicar com equipe jurídica responsável por cobranças judiciais em favor do condomínio.
  • Administração de pessoal: realização de todos os processos burocráticos e legais de admissão, férias e demissão dos empregados, bem como pagamento dos salários e adicionais.
  • Assessoria técnica e jurídica: orientar síndico e condomínio nas mais diversas questões, como elaboração e assinatura de contratos, realização de assembleias, problemas trabalhistas.
  • Prestação de contas: elaboração de relatórios mensais com todas as receitas e despesas do condomínio, com os devidos comprovantes, para que haja transparência na relação entre administradora, síndico e condôminos.

Com esse esclarecimento feito, podemos agora passar para a parte central deste texto: como se escolher uma administradora de qualidade, que satisfaça todas as necessidades do condomínio de forma eficaz.

PRINCIPAIS FATORES NA HORA DE ESCOLHER UMA ADMINISTRADORA DE CONDOMÍNIOS

É verdade: escolher uma nova administradora para o seu condomínio não é uma tarefa fácil. Trata-se de um serviço muito amplo (e, por isso, às vezes incompreendido), que abrange várias áreas distintas, e com um alto grau de responsabilidade – afinal, é com o patrimônio das pessoas, o condomínio, que estamos lidando.

Ao procurar uma nova administradora, pode parecer que todas as opções são iguais… Mas se pesquisar bem, com cuidado, vai ver que algumas claramente se destacam das demais.

 

Acreditamos, porém, que é possível simplificar essa escolha, possibilitando uma tomada de decisão de qualidade, se focarmos nos elementos certos – os fatores mais importantes a se levar em conta quando se analisa uma administradora. São eles:

– Transparência: a empresa apresenta a tabela completa de custos cobrados do condomínio em sua proposta? Há tarifas desnecessárias e sem sentido, como o famoso “material de expediente”? O contrato é livre, sem prazo mínimo de duração? Essas são perguntas que o síndico deve fazer ao analisar uma empresa. Ignorar isso pode custar muito caro para o condomínio no futuro.

– Tecnologia: o sistema oferecido pela administradora é moderno? E o site, parece que foi feito nos anos 90? Pode parecer bobagem, mas isso mostra o investimento que a empresa faz em seus próprios serviços e em sua marca – e já é uma demonstração do investimento que é feito em seus clientes.

– Atendimento: os funcionários são capacitados para lidar com condomínios? Quanto tempo demora para obter uma resposta da empresa? Afinal, ninguém gosta de lidar com uma administradora que demora dias para resolver um problema simples, ou mesmo para dar uma simples resposta a uma questão básica.

– Estrutura: uma administradora faz a gestão do dinheiro do condomínio. É de extrema importância analisar se a empresa é estável, se tem boas referências de outros clientes, se já está há um tempo no mercado, quem são os sócios… Contratar uma “aventureira” para cuidar do seu prédio pode ser fatal, inclusive acarretando responsabilidade para o síndico pela má decisão tomada.

Com essas informações, acreditamos que qualquer pessoa pode fazer uma boa escolha na hora de escolher uma administradora de condomínios. O importante é analisar cada proposta com calma, visitar a sede das empresas mais interessantes e entender se o serviço oferecido é o mais adequado.

Caso seu condomínio esteja no Rio de Janeiro, nós da ABRJ estamos sempre disponíveis para te assessorar nessa decisão – veja em nosso site tudo o que oferecemos, ou entre em contato com um de nossos especialistas. 

Boa sorte!

 

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